Mengorganisir suatu acara lebih sulit daripada yang terlihat. Kita harus menghabiskan banyak waktu untuk merencanakan, memesan, mendekorasi, mengundang tamu, dan pengaturan lainnya. Banyak dari kita yang mengabaikan poin krusial karena persiapan yang begitu padat, yaitu keamanan. Tanpa tindakan pengamanan yang tepat, akan ada risiko kerusakan properti, penyusup, perampokan, cedera fisik, dan situasi tak terduga lainnya. Berikut adalah enam praktik untuk menjaga diri Anda dan peserta tetap aman:
Pilih tempat dengan bijak
Keamanan sangat bergantung pada lokasi suatu tempat. Jadi, tempat dengan tingkat kejahatan terendah harus masuk dalam daftar prioritas Anda. Selain itu, pastikan tempat pilihan Anda menawarkan fasilitas pengawasan yang cukup sebagai bagian dari kesepakatan. Periksa setiap sudut ruangan dan cari titik masuk tersembunyi. Tidak boleh ada celah yang bisa diakses oleh orang luar.
Pekerjakan sekuritas terlatih
Profesional keamanan yang berpengalaman dapat melindungi Anda dari peserta yang bermasalah, bahaya kerumunan, penjahat, dll. Mereka mengambil tindakan segera ketika insiden tak terduga terjadi. Dengan cara ini, mereka memastikan lingkungan bisnis yang aman, yang wajib untuk semua pertemuan penting. Selain itu, kehadiran mereka membuat tamu Anda merasa aman dan dihargai. Perusahaan berperingkat teratas seperti keamanan PEL menawarkan layanan keamanan premium di Inggris sesuai anggaran Anda. Anda dapat meminta layanan apapun berdasarkan kebutuhan Anda.
Terapkan strategi manajemen kerumunan
Pertama, Anda harus memilih aula dengan mempertimbangkan jumlah orang, termasuk tamu, staf, server, pengawal, dan kru keamanan. Kedua, Anda harus memastikan bahwa hanya orang yang diundang yang bisa masuk ke dalam. Pertahankan setidaknya dua pos pemeriksaan keamanan di mana orang harus menunjukkan ID/surat undangan. Minta otoritas manajemen kerumunan untuk menyimpan catatan peserta dan memantau proses pendaftaran. Jika Anda ingin menghindari antrean panjang, sistem check-in digital akan sangat membantu. Orang biasa dan staf tidak boleh diizinkan masuk ke zona VIP.
Waspadai risiko
Tentukan jenis bahaya keselamatan apa yang dapat muncul di acara Anda dan buat rencana respons yang sesuai. Meskipun Anda mungkin tidak perlu melaksanakan rencana tersebut, lebih baik bersiap daripada menyesal kemudian. Jika Anda mengadakan acara besar untuk pertama kalinya, mintalah saran dari teman dan perusahaan keamanan Anda. Latih pengawal Anda untuk mengidentifikasi pengunjuk rasa, penjahat, dan aktivitas mencurigakan. Jangan lupa untuk memeriksa latar belakang semua peserta. Yang terpenting, simpan nomor telepon tim medis darurat dan polisi agar Anda dapat meminta bantuan saat dibutuhkan.
Hindari publisitas sebelum acara
Acara akbar, selebritas, tamu VIP, dan publisitas menarik banyak perhatian yang tidak perlu. Kelompok kriminal terkenal selalu menargetkan tempat-tempat itu. Oleh karena itu, Anda tidak boleh membagikan detail acara kepada orang sembarangan. Undang tamu Anda melalui email, surat undangan, dan sarana rahasia lainnya. Juga, beri tahu pengelola tempat, server, dan pakar keamanan untuk merahasiakan pengaturan acara. Ini akan membantu Anda untuk tetap aman dari berbagai potensi risiko.
Pikirkan tentang keamanan siber
Serangan dunia maya bisa sama berbahayanya dengan serangan fisik. Peretas dapat mengendalikan sistem digital Anda dan mencuri informasi sensitif tanpa sepengetahuan Anda. Oleh karena itu, perencana acara tidak boleh mengabaikan risiko yang terkait dengan serangan ini. Tetapkan kata sandi WIFI yang kuat yang hanya akan dibagikan dengan tamu tertentu. Ambil bantuan dari profesional TI untuk memeriksa titik lemah sistem dan melindungi informasi acara. Memasang tambalan keamanan dan perangkat lunak enkripsi data yang andal juga dapat mencegah akses tidak sah.