Saat merencanakan sebuah acara, mudah untuk mengabaikan detail kecil untuk fokus pada gambaran besar. Tetapi ketika Anda sedang terburu-buru dan stres, satu kesalahan kecil dapat merusak seluruh acara Anda! Untuk memastikan hal itu tidak terjadi, pelajari cara merencanakan acara tanpa kerumitan dengan menggunakan panduan ini berdasarkan pelajaran dari pengalaman bertahun-tahun di perencanaan acara.
Pikirkan Tempatnya Terlebih Dahulu
Jika Anda mengadakan acara, penting untuk menentukan tempat Anda terlebih dahulu. Jika Anda tahu di mana Anda akan mengadakan acara, Anda dapat mulai berkreasi dengan aspek perencanaan Anda yang lain dan memastikan bahwa semuanya bekerja bersama satu sama lain.
Misalnya, jika Anda memiliki acara dalam ruangan yang direncanakan dan kemudian menemukan bahwa beberapa peserta Anda tidak dapat masuk tanpa sepatu atau mereka tidak mengenakan gaya pakaian tertentu (seperti tanpa rok), mungkin akan lebih baik untuk merencanakan di luar atau temukan tempat dalam ruangan yang cocok yang dapat mengakomodasi kebutuhan Anda. Memulai dengan dasar yang kokoh berarti lebih sedikit ruang untuk kesalahan saat peristiwa mulai lepas kendali.
Buat daftar periksa
Meskipun Anda seorang perencana acara, tetap penting untuk membuat daftar periksa perencanaan acara untuk membantu melacak semua persiapan Anda. Simpan daftar periksa Anda di tempat yang aman yang dapat diakses jika terjadi keadaan darurat. Itu akan ada di sana menunggu Anda, jika Anda melupakan sesuatu yang penting atau butuh bantuan untuk memeriksa sesuatu.
Selain itu, memiliki daftar praktis dapat membantu menjaga pikiran Anda tetap jernih dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas lain yang ada (seperti bersiap-siap!) Daripada mengkhawatirkan hal-hal yang hilang atau lupa berapa jam tersisa sampai waktu pertunjukan. Jika Anda membuat daftar periksa acara karena Anda mengadakan acara yang akan datang, gunakan template kami di bawah ini dan pastikan itu disesuaikan secara khusus untuk kebutuhan Anda.
bersosialisasi
Buat rencana dengan tamu Anda sebelumnya. Kirimkan kartu save-the-date setidaknya dua bulan sebelum Anda benar-benar ingin orang-orang datang, memberi mereka banyak waktu untuk merencanakan jadwal mereka dan menghemat pekerjaan Anda dalam melakukan banyak panggilan telepon. Dengan begitu Anda bisa mendapatkan jumlah karyawan yang akurat—dan itu lebih baik untuk tujuan penganggaran.
Jika Anda akan menggunakan katering atau tempat yang membutuhkan nomor akhir dalam jangka waktu tertentu, jangan menunggu sampai lebih dari dua minggu sebelum tanggal acara Anda untuk mencari tahu. Anda akan membutuhkan waktu ekstra untuk setiap perubahan menit terakhir, tidak hanya untuk menelepon orang dan meminta mereka untuk tidak datang karena tidak ada cukup kursi tersisa!
Buat Kartu Jadwal
Baik Anda merencanakan baby shower, pernikahan, atau sekadar pesta yang luar biasa, pastikan acara Anda memiliki jadwal acara. Untuk membantu Anda tetap teratur dan merencanakan ke depan, cobalah membuat beberapa kartu jadwal yang menyenangkan untuk tamu Anda.
Buat satu kartu jadwal untuk setiap periode waktu acara Anda seperti pagi (pukul 09.00 – 11.00), siang (pukul 11.00 – 13.00) dan malam (pukul 19.00 – 21.00). Tamu Anda kemudian dapat mencocokkan acara mereka di perencana pribadi mereka berdasarkan setiap periode waktu. Ini akan membantu mereka tetap di atas permainan mereka, lebih bersenang-senang di acara Anda dan tidak ketinggalan aktivitas utama apa pun.
mendelegasikan tugas
Sungguh menakjubkan betapa banyak orang mencoba untuk mengambil setiap aspek perencanaan sebuah acara. Pertimbangkan untuk memanfaatkan tenaga kerja gratis dengan bertanya kepada keluarga dan teman apakah mereka ingin membantu Anda mengadakan acara Anda. Terkadang yang diperlukan hanyalah email dengan daftar tugas dan beberapa insentif yang baik, seperti membiarkan mereka bolos lebih awal atau mendapatkan kredit ekstra di kelas, dan sebelum Anda menyadarinya, pekerjaan Anda akan selesai.
Misalnya, jika Anda berencana untuk membawa makanan atau minuman ke acara Anda, tanyakan kepada teman sekelas atau rekan kerja Anda apakah mereka ingin menyumbangkan uang untuk membantu membayar minuman. Anda mungkin terkejut melihat betapa banyak bantuan yang Anda dapatkan!
Miliki Rencana Cadangan jika Terjadi Pembatalan
Jika acara Anda dibatalkan karena alasan apa pun, beri tahu semua orang tentang kapan Anda dapat menjadwal ulang. Bahkan jika Anda yakin itu akan dijadwal ulang dengan cepat, tetap beri tahu tamu Anda melalui media sosial sehingga mereka dapat membuat rencana alternatif. Anda mungkin telah menginvestasikan banyak waktu dan energi untuk menyelenggarakan sebuah acara, tetapi itu tidak berarti tidak akan ada pembatalan dan perubahan!
Membuat orang-orang dalam ketegangan atau berasumsi mereka akan mengerti mengapa acara Anda dibatalkan adalah cara yang bagus untuk menandai calon peserta. Dan memiliki rencana cadangan membantu memastikan bahwa Anda tidak kehilangan terlalu banyak RSVP (dan dengan demikian tidak cukup pendapatan) dari pembatalan menit terakhir.
Memiliki banyak makanan ringan dan minuman
Makanan adalah salah satu dari banyak faktor yang dapat memengaruhi kesuksesan acara Anda. Meskipun Anda mungkin tidak dapat mengontrol semuanya (pikirkan hujan dan lalu lintas), ada banyak hal yang dapat Anda lakukan sebelumnya untuk meminimalkan kerumitan. Misalnya, jika Anda mengadakan acara di luar ruangan dengan makanan, pastikan ada banyak makanan ringan dan minuman cadangan untuk berjaga-jaga jika hujan atau ada yang tidak beres.
Memiliki terlalu sedikit persediaan dapat membuat tamu Anda marah atau bahkan memaksa mereka untuk pergi lebih awal—keduanya tidak diinginkan oleh siapa pun! Jika Anda merencanakan acara dalam ruangan dan tidak bisa makan, pastikan ada banyak pilihan untuk orang yang tidak minum alkohol.
Jadilah Fleksibel dengan Tamu
Salah satu aspek terpenting dari perencanaan acara adalah mengingat tamu Anda.Hal terakhir yang Anda inginkan adalah menyelenggarakan acara dan meninggalkan mereka dengan pengalaman negatif; dalam melakukannya, mereka tidak akan pernah menghadiri acara Anda yang lain.
Jadi ingat, tidak peduli seberapa cermat Anda merencanakan dan mempersiapkan suatu acara, bersikaplah fleksibel. Jika keadaan berubah, lakukan apa pun untuk menjaga semuanya berjalan lancar. Misalnya, jika tamu tak terduga datang, cari tahu di mana mereka akan duduk (dan sesuaikan kartu tempat). Kemudian tanyakan kepada orang lain yang hadir tetapi belum mendapatkan tempat duduk apakah dia dapat bertukar tempat duduk dengan tamu tak terduga Anda.
Kesimpulan
Kunci untuk merencanakan sebuah acara adalah memastikan bahwa semua tamu Anda bersenang-senang. Jika orang-orang bersenang-senang di acara Anda, mereka akan lebih bersedia untuk menghadiri acara mendatang. Untuk memastikan pesta Anda berjalan lancar, tindak lanjuti setiap tamu setelah Anda berdua berpisah. Lihat apakah ada sesuatu yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik—atau sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk mereka sebagai imbalan atas kehadirannya—dan beri mereka banyak kesempatan untuk terlibat dalam acara mendatang.