Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memindahkan Kantor Anda ke Lokasi Baru

Timbulnya pandemi telah membawa perubahan dinamis ke pasar global, sehingga terjadi relokasi atau ekspansi bisnis. Bisnis semakin pindah untuk pertumbuhan abadi, penurunan biaya operasional, atau banyak alasan lainnya.

Memindahkan kantor Anda ke lokasi baru adalah tugas berat yang membutuhkan perencanaan dan penganggaran selama berbulan-bulan. Apakah memilih lokasi manufaktur yang berbeda atau merencanakan ekspansi bisnis, pindah ke tempat baru dan membuatnya operasional lebih kompleks daripada yang terdengar.

Pemilik dan manajer bisnis harus mempertimbangkan berbagai aspek yang mempengaruhi semua pemangku kepentingan, termasuk investor, pelanggan, karyawan, dan rantai pasokan. Namun, tanpa perencanaan yang matang, bisnis Anda mungkin menghadapi tantangan baru seperti hilangnya produktivitas dan penurunan penjualan atau keuntungan. Baik itu relokasi kantor atau perluasan bisnis, berikut adalah tujuh hal yang perlu diingat saat memindahkan kantor Anda ke lokasi baru:

Rencanakan Relokasi TI Anda

Infrastruktur TI telah menjadi tulang punggung bagi setiap bisnis atau organisasi. Kami melakukan sebagian besar aktivitas sehari-hari kami di komputer dalam jaringan lokal. Namun, pindah ke lokasi baru dapat mengganggu tugas kita sehari-hari jika tidak direncanakan. Oleh karena itu, bisnis tetap relokasi TI di bagian atas daftar periksa bergerak. Pakar TI harus memastikan bahwa jaringan diatur dengan baik pada waktunya untuk memastikan alur kerja yang lancar dan menghindari penundaan. Bisnis biasanya lebih memilih outsourcing layanan relokasi TI untuk membuat proses pemindahan jauh lebih mudah.

Perekonomian Singapura meningkat pesat; itu semakin menjadi pusat aktivitas bisnis global. Untuk alasan ini, bisnis dengan cepat pindah ke Singapura dan mendapatkan akses ke pasar internasional. Untuk mengakomodasi kebutuhan teknologi, bisnis memilih TI terbaik layanan relokasi Singapura

penawaran. Banyak penyedia TI seperti Konsultan Win-Pro bermitra dengan layanan pemindahan profesional untuk merencanakan dan merelokasi seluruh departemen TI, server, pusat data, stasiun kerja, dan peralatan TI lainnya. Mereka bertanggung jawab untuk menyiapkan infrastruktur jaringan yang diperlukan dan menjaga agar server tetap berjalan dengan waktu henti minimum dan keamanan jaringan yang optimal.

Cadangkan Data Anda sebelum Pindah

Informasi digital sangat penting untuk bisnis apa pun, dan menjaganya tetap aman sebelum, selama, dan setelah pemindahan kantor adalah penting. Cadangkan file, basis data, dan data penting lainnya secara berkala di perangkat penyimpanan portabel atau sebaiknya di penyimpanan cloud. Meskipun Anda perlu menyinkronkan data secara manual di perangkat portabel setiap hari, penyimpanan cloud dapat melakukannya untuk Anda secara otomatis. Penyimpanan cloud tidak hanya mengunggah file baru saat dibuat, tetapi juga memperbarui versi terbaru dari file lama jika Anda telah membuat perubahan apa pun. Insinyur TI biasanya membuat cadangan basis data baru setiap hari dengan tanggal dan waktu yang disebutkan dalam nama file.

Pesan Tanggal Anda dengan Penggerak Profesional Tepat Waktu

Pemindahan kantor yang mulus hanya mungkin jika Anda merencanakannya dengan hati-hati, dan menyewa jasa pindahan terlebih dahulu adalah langkah pertama menuju rencana pemindahan yang sukses. Jika Anda ingin menghindari kerumitan pada hari pindahan, pastikan Anda telah memesan tanggal pindah Anda tepat waktu. Selalu pekerjakan perusahaan pemindahan yang kredibel dengan tim profesional untuk melakukan pekerjaan itu.

Memilih Lokasi yang Tepat

Lokasi baru untuk kantor Anda adalah hal yang paling penting untuk dipertimbangkan. Lokasi yang tepat dapat membuat atau menghancurkan prospek bisnis Anda. Saat memilih lokasi baru, Anda harus mempertimbangkan tarif sewa, sistem perpajakan, peraturan lokal, pengeluaran utilitas, dan biaya tenaga kerja. Pilih lokasi yang akan menguntungkan bisnis dalam jangka panjang dalam hal peluang pertumbuhan, ketersediaan sumberdayajangkauan pelanggan, biaya operasional, dan kelincahan rantai pasokan. Jika bisnis Anda secara langsung berhubungan dengan pengguna akhir atau pengecer, pilih lokasi dengan daya tarik tertentu untuk menciptakan kesan pertama yang baik.

Periksa Ruang Kantor Baru Anda

Memeriksa ruang baru Anda secara menyeluruh sebelum pindah akan membantu Anda mengetahui tata letak yang lebih baik dan menganalisis cara menyiapkan kantor baru Anda. Ingatlah bahwa kantor fisik baru Anda harus dapat memenuhi tuntutan bisnis, klien, dan stafnya. Pastikan lokasi baru mudah diakses dengan transportasi umum atau pribadi.

Biaya Relokasi

Memperkirakan biaya relokasi itu sendiri adalah tugas yang kompleks. Ini tidak hanya melibatkan biaya pemindahan peralatan kantor dan membuat kantor baru Anda beroperasi. Anda perlu mempertimbangkan banyak biaya overhead tersembunyi, termasuk penurunan produktivitas karyawan karena perubahan lokasi, sistem upah dan gaji baru, perubahan biaya utilitas, dll. relokasi tidak melebihi keuntungan. Analisis mendalam tentang potensi biaya relokasi akan membantu Anda mengevaluasi apakah relokasi bisnis merupakan pilihan yang layak atau tidak.

Merencanakan Anggaran Bergerak

Membuat anggaran bergerak akan memungkinkan Anda untuk merencanakan dan menganggarkan untuk setiap tahap relokasi kantor. Mempersiapkan anggaran yang komprehensif membantu Anda mengalokasikan pengeluaran dan memotong biaya tambahan. Buat daftar tugas yang lengkap dan perkirakan biaya setiap aktivitas yang terkait dengan relokasi kantor secara terpisah. Juga, bertujuan untuk menghemat pengeluaran overhead dan menentukan berapa banyak yang dapat Anda bersihkan sebelum pindah. Biaya pemindahan kantor terutama tergantung pada dua variabel – total jarak yang ditempuh dan ukuran kiriman. Jarak yang lebih jauh dan lebih banyak barang yang dipindahkan berarti biaya pemindahan yang lebih tinggi dan, dengan demikian, anggaran yang lebih besar.

Buat Garis Waktu Bergerak

Pindahan kantor tidak sesederhana pindah rumah. Anda harus memiliki garis waktu yang tepat yang dimulai dari pemesanan tanggal dengan perusahaan pindahan profesional. Daftar aktivitas yang Anda buat saat merencanakan anggaran akan membantu Anda membuat garis waktu untuk setiap aktivitas. Ingatlah untuk menyertakan kemungkinan penundaan dalam persiapan, transportasi, pengiriman, dan penyiapan.

Rencanakan Langkah Anda

Relokasi kantor membutuhkan waktu untuk persiapan, organisasi, dan manajemen yang ekstensif. Seluruh proses pemindahan tergantung pada ukuran kantor Anda. Biasanya lebih baik memindahkan barang secara bertahap untuk pemindahan skala besar. Mulailah dengan membuat daftar aktivitas mana yang paling penting bagi bisnis Anda dan buat sketsa tugas mana yang harus diselesaikan sebelum hari pemindahan. Siapkan utilitas, koneksi internet dan telepon, serta infrastruktur TI Anda sebelum Anda memindahkan peralatan kantor lainnya. Kemudian, pindahkan kantor Anda satu departemen pada satu waktu, dengan memprioritaskan operasi inti.

Komunikasikan Pindahan dan Alamat Baru Anda kepada Pelanggan dan Pemangku Kepentingan

Sebelum Anda pindah, mulailah memperbarui dokumen dengan alamat baru Anda. Segera setelah Anda memiliki alamat baru, buat kartu nama baru, kop surat, amplop, dll. Selalu perbarui klien Anda, terutama jika mereka mengirim surat secara teratur.

Mengambil semua pemangku kepentingan Anda di papan sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Komunikasikan langkah Anda terlebih dahulu kepada semua pemangku kepentingan, termasuk mitra rantai pasokan Anda, pelanggan langsung, pengecer, karyawan, dan investor. Kirim email, pesan, dan surat tercetak kepada pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka tentang relokasi dan mengiklankan alamat baru Anda melalui surat kabar, grup media sosial, kartu nama yang diperbarui, dan brosur.

Kesimpulan:

Relokasi bisnis adalah tugas yang membosankan dan kompleks. Meskipun Anda harus membuat rencana komprehensif dengan sangat hati-hati dan upaya yang disengaja, Anda juga harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti biaya pemindahan, pro dan kontra dari lokasi baru, relokasi TI, dan pembaruan alamat. Oleh karena itu, pertimbangkan faktor-faktor tersebut di atas sebelum memindahkan kantor Anda ke lokasi baru untuk mempermudah prosesnya.